Komplexe Anforderungen in der Psychiatrie ‒ gelöst mit i.s.h.med
Die Klinikum Lippe GmbH (KLG) mit ihren drei Standorten in Lippe, Detmold und Bad Salzuflen gehört mit 1.400 Betten und 2.800 Mitarbeiter:innen zu den großen Klinikverbünden in Deutschland. Seit 2008 ist hier i.s.h.med® im Einsatz. In der Klinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie wurde die zuletzt noch in Teilen papierbasierte Dokumentation nun vollständig auf die digitale Dokumentation in i.s.h.med umgestellt.
Die Klinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie in Lippe umfasst 48 stationäre Betten und 35 teilstationäre Plätze sowie ca. 150 Mitarbeiter:innen und drei Tageskliniken. Behandelt wird das gesamte Spektrum der Entwicklungsstörungen und psychiatrischen Erkrankungen des Kindes- und Jugendalters von 3 bis 18 Jahren. Eva-Maria Scheiwe leitet das i.s.h.med Kernprojektteam in der Kinder- und Jugendpsychiatrie und hat die Etablierung der digitalen Dokumentation in der Klinik auf den i.s.h.med Anwendertagen 2021 vorgestellt.
Die besonderen Anforderungen einer psychiatrischen Einrichtung
In der klinischen Psychiatrie treffen sehr viele unterschiedliche Berufsgruppen aufeinander, die für die Genesung ihrer Patient:innen zusammenarbeiten. Fallbesprechungen finden interdisziplinär statt. Die digitale Dokumentation hat damit die verschiedenen Rollen und Interaktionen sowohl des ärztlichen und pflegerischen Teams als auch sämtlicher beteiligter Fachtherapeuten und des Sozialdienstes zu berücksichtigen. Daneben gilt es, die zahlreichen unterschiedlichen Therapieformen und -arten, wie Einzel- oder Gruppentherapie in Planung und Dokumentation, Testungen der Patient:innen und die interprofessionellen Teambesprechungen abzubilden. In Lippe war das Ziel, sich komplett von der papierbasierten Dokumentation zu lösen. Darüber hinaus galt es, eine abteilungsübergreifende Anbindung, hier: an die Kinderklinik, zu erreichen und die Dokumentation insgesamt zeit- und ressourcensparend umzusetzen, um den Mitarbeiter:innen so viel Zeit wie möglich für die Therapie ihrer jungen Patient:innen zu gewähren. Zudem sollten in der Dokumentation stets aktuelle Handlungsempfehlungen und Maßnahmen verfügbar sein, Doppeldokumentationen in jedem Fall vermieden werden und die Erreichbarkeit wichtiger Informationen schnell und übersichtlich gewährleistet sein. All das verlangte hohe Übersichtlichkeit und eine möglichst einfache Handhabung der Dokumentation.
Ausreichend Zeit und Kapazitäten für die Phase der Konzeption einplanen
Ein großer Vorteil war, dass bereits andere Fachabteilungen in der Klinikum Lippe GmbH wie die Neurologie, chirurgische Kliniken oder die Geriatrie ihre klinischen Prozesse erfolgreich mit i.s.h.med abbilden und das Projektteam bereits bestehende Anwendungsszenarien in die Überprüfung der eigenen Bedarfe einbeziehen konnte. Schnell stellte sich dabei heraus, dass die Konzeptionsphase zu den zentralen Momenten der Projektrealisierung zählt und über Wohl oder Wehe der künftigen praktischen Anwendung entscheidet ‒ etwa, wenn es darum geht, ob und welche Möglichkeiten für Freitext in den Anordnungsfunktionen einzuplanen sind. So waren in das interdisziplinäre i.s.h.med Kernprojektteam von Eva-Maria Scheiwe der leitende Oberarzt der Kinder- und Jugendpsychiatrie Christos Tarassidis und Key-User aus der Pflege und Therapie sowie seitens Cerner für das Customizing verantwortliche Berater und Projektentwickler eingebunden. Alle Beteiligten kamen regelmäßig zusammen und brachten das Konzept in gemeinsamen Planungsrunden für die digitale Umsetzung aktiv voran. „Rückblickend betrachtet haben wir alles richtig gemacht, vor allem, dass wir uns für die Phase der Konzeptionierung so viel Zeit gegeben haben, die Anwender:innen ihre Erfordernisse klar kommunizieren und erläutern konnten und damit die SAP-Programmierer im Projektteam durchaus herausgefordert haben. Das zahlt sich jetzt im praktischen Betrieb ganz klar aus“, zeigt sich Eva-Maria Scheiwe zufrieden.
i.s.h.med Standardfunktionalitäten bieten viel Spielraum
Begeistert ist man in Lippe darüber, dass es in i.s.h.med möglich ist, die verschiedenen Berufsgruppen mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen, die zeitgleich sehr eng pro Patient:in miteinander arbeiten und sich abstimmen müssen, abzubilden. Auch ist es möglich, innerhalb der Dokumentation „Absprünge“ in andere Dokumente und Anordnungen, die Medikation, Pflegepläne oder die Verlaufsdokumentationen vorzunehmen, um dort zu dokumentieren oder aktuelle Informationen einzusehen. Eine übersichtliche Ansicht der Belegung sorgt im KIS jederzeit für den raschen Überblick zu den anstehenden Maßnahmen und Aufgaben, die den entsprechenden Bearbeiter:innen zugeordnet sind. Das aus der Papierkurve bekannte Reitersystem wurde nachgebildet, um z. B. neue Anordnungen oder Medikationsänderungen schnell erkennen zu können. Spielraum ist außerdem für die Implementierung spezifischer Inhalte und Aufgaben gegeben, wie sie gerade in der Psychiatrie nötig sind. So entwickelte die KLG ein zentrales Basisdokument, welches ab dem Zeitpunkt der Aufnahme alle wesentlichen und relevanten Patientendaten führt. Weiter finden sich z. B. spezifische Inhalte, die in Spalten auf den Belegungssichten angezeigt werden, wie Anweisungen für eine verordnete sportliche Betätigung, zur Wochenendbelastung, vorhandene Gefährdungen etc. Fallbegleitende Dokumentationen aller Berufsgruppen können später in den Arztbrief übernommen werden.
Außerdem hat man sich in der Kinder- und Jugendpsychiatrie mit der Funktionalität „Teambesprechung“ für ein ergänzendes Modul in i.s.h.med entschieden. Hier wurden die guten Erfahrungen mit diesem Modul aus der Geriatrie des Klinikums übernommen. Berufsgruppenbezogen tragen alle an einem Fall Beteiligten ihre Notizen in berufsgruppenbezogene Verlaufsdokumente ein; diese Informationen zu Defiziten/Fortschritten und Zielsetzungen/Maßnahmen werden dann als Grundlage für die nächste berufsgruppenübergreifende Teambesprechung in ein gemeinsames Teambesprechungsdokument übertragen.
Ein klarer Mehrwert: die Anbindung der Dokumentation an die Abrechnung
In der Leistungserfassung kommen in Lippe alle Vorteile der digitalen Dokumentation zum Tragen ‒ sie ist hier ein Modul, das wesentlich zur Arbeitsentlastung beiträgt. Denn in der Leistungserfassung wird die klinische Dokumentation durch die automatische Vergabe von Leistungsziffern aus dem Leistungskatalog verknüpft. Dies geschieht, sobald eine Leistung freigegeben wurde. Als besonders praktisch wird empfunden, dass Zeit, Dauer, Team und Inhalte in einer Oberfläche dokumentiert werden können. Alle diese Informationen werden dann auch automatisch in den Verlauf geladen und stehen dort zur Einsicht zur Verfügung. Auch können einzelne Therapieeinheiten, sowohl in der Gruppe wie auch als Einzelperson, als abrechnungstechnisch relevant verbucht werden.
Digitale Standards ökonomisieren die klinischen Prozesse
Dadurch, dass innerhalb der klinischen Dokumentation der Kinder- und Jugendpsychiatrie in Lippe heute alle Informationen durchgängig vorliegen und wenige handschriftliche Eingaben notwendig sind, reduziert sich das Fehler- und Übertragungsrisiko; zudem werden unnötige Doppelerfassungen vermieden. „Durch die Möglichkeit der verschiedenen Einstiegspunkte in die Dokumentation ist i.s.h.med gleichzeitig sehr flexibel“, erläutert Eva-Maria Scheiwe. Ob der Einstieg über eine Anordnung, die Medikation oder das Patientenprofil erfolgt, ist dabei egal. Anwender:innen finden in jedem Fall schnell den Weg in die Übersicht oder in patientenspezifische Aufgabenlisten. Die aufgeräumte Ansicht in der Oberfläche von i.s.h.med trägt außerdem dazu bei, dass sich Bearbeiter:innen schnell orientieren und unmittelbar in ihrer Arbeit fortfahren können. Bereits in der Konzeptionsphase hat man in Lippe darauf hingewirkt, dass die bisherigen, zu einem großen Teil noch analogen Abläufe auf den Prüfstand gestellt und durch digitale Workflows mit verbesserter Effizienz für alle Beteiligten implementiert werden. „Die inhaltliche Dokumentation zum Fall ist jederzeit und an jedem Rechner abrufbar. Das Suchen nach der Patientenpapierkurve entfällt. Die Lesbarkeit, Übersichtlichkeit und hohe Verfügbarkeit der Patienteninformationen“, sagt Eva-Maria Scheiwe, „ist ein spürbarer Vorteil“.
Der komplette Vortrag von Eva-Maria Scheiwe zur Etablierung der digitalen Dokumentation in der Kinder-/Jugendpsychiatrie am Klinikum Lippe steht unseren Kund:innen mit ihrem persönlichen Login im uCern Kundenportal zur Verfügung.
Text: Katharina Zeutschner, textwerker24
Bild: ©Klinikum Lippe
